Reiseregulativ

Reiseregulativ for Norges klatreforbund

Sist revidert: mars 2025

 Reiseregulativet gjelder for alle som reiser i regi av Norges klatreforbund (NKF), om ikke annen avtale er inngått.

1.     Behovsvurdering og dokumentasjon

All reisevirksomhet skal være relevant i forhold til arbeidsoppgaver eller rolle, og skal vurderes og godkjennes av overordnet leder.

Øverste administrative leder som er til stede eller deltar på arrangement/middag/representasjon skal signere for og/eller legge ut for utgifter.

2.     Beløpsgrenser og kostnadstyper

Alle reiser dekkes etter regning. Dette innebærer at man får dekt reelle utlegg. Man vil ikke få refusjon for utlegg over maksgrensen.

NKF gir ikke tips i forbindelse med bespising i Norge.

Behov for å gi tips utenlands må vurderes i forhold til landets normer.

Alkohol dekkes ikke i forbindelse med tjenesteoppdrag i NKF.

Alle arrangement som avholdes for barn og/eller ungdom under 18 år skal være rusfrie.

2.1 Dagsatser bespising innland

Disse satsene gjelder når du er på reise i Norge og dekker dine egne matutgifter. Det vil si leverer kvittering på mat og drikke for deg selv og eventuelt de du reiser sammen med.

Kostnadstype                            Beløpsgrense per person

 Frokost                                     195 kr

Lunsj                                         293 kr

Middag                                      489 kr

 2.2 Dagsatser bespising utland

I utlandet er beløpsgrensen en viss prosentandel av statens diettsatser for det aktuelle landet du er i. Frokost 20%, lunsj 30% og middag 50% av diettsats. Se statens satser for utenlandsreiser.

2.3 Overnatting

Alle overnattinger skal gjennomføres på en mest mulig kostnadseffektiv og bærekraftig måte.

Hotellovernatting dekkes opp til kr 2500; - per natt. Ved behov for overnatting som koster mer enn kr 2 500,- per natt, må dette godkjennes av øverste leder. Begrunnelse og godkjennelse skal legges ved reiseregningen.

3.     Reisemåte og bestilling av reiser

Alle reiser skal gjennomføres på en mest mulig kostnadseffektiv og bærekraftig måte.

Eksisterende samarbeidsavtaler/rabattordninger skal benyttes der det er hensiktsmessig.

Oversikt over idrettens rabattordninger finner du her: https://www.idrettsforbundet.no/tema/idrettsreiser

NKF har en reiseavtale med Berg-Hansen som kan benyttes ved bestilling av reiser. Det er kun ansatte og forbundsstyret som kan bestille reise direkte gjennom Berg-Hansen. Andre som skal bestille reise må gjøre dette gjennom sin kontaktperson i NKF. Ved bestilling av reise skal reisens formål oppgis som referanse (f.eks. type møte, eller møte med hvem).

4. Dokumentasjonskrav til reiseregning og utgifts refusjoner

Alle som reiser i regi av, eller utfører oppdrag på vegne av NKF skal benytte elektronisk reiseregnings- og utleggssystem (Visma Expense) når man ber om refusjon for utlegg eller utgifter man har hatt i forbindelse med tjenestereise.

Før man kan be om refusjon for et utlegg så må det opprettes en bruker i Visma Expense. Dette ordnes gjennom at din kontaktperson i NKF (som har godkjent reisen) sender deg en lenke der du fyller ut nødvendig informasjon for å opprette en bruker. Når det er opprettet en bruker til deg kan du selv gå inn å levere en reiseregning.

Elektronisk reiseregning- og utleggsskjema skal være utfylt i rett stand og kvitteringer eller annen dokumentasjon skal vedlegges skjemaet.

På kvitteringene skal det alltid noteres formål og deltakere. F.eks. på taxikvitteringen kan det stå: «Møte med NKF + navn på alle passasjerene». På kvitteringer som gjelder bespisning skal man alltid påføre samtlige deltakere.

5. Skatteplikt for reiser

Ved bruk av egen bil utbetales kr. 5,00; - i bilgodtgjørelse pr. kilometer. Differansen mellom kr 3,50; - og kr. 5,00; - skattlegges den enkelte arbeidstager. Tar man med andre arbeidstakere på oppdrag, får man et passasjertillegg på kr 1,00; - pr. km. pr. arbeidstaker.

Bompenger kan utbetales uten at det foreligger kvittering, men må da dokumenteres i reiseregningen.

6. Utbetaling av reiseutgifter

• Reiseregning eller utleggsskjema levert innen den 10. i en måned, blir som regel utbetalt den 15. i den samme måned.
• Reiseregning eller utleggsskjema levert innen den 25. i en måned blir som regel utbetalt den 30. i den samme måned.