Personvern

1. Når samler Norges klatreforbund inn personopplysninger?

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

Du har søkt om registrering av sertifisering i Brattkompetanse.no
Du har søkt om deltakelse på et av Norges klatreforbunds kurs, aktivitet eller konkurranse
Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Du har søkt jobb hos oss
Du registrerer deg for bruk av våre strømmetjenester

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:

Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen
En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
En klage eller bekymringsmelding inneholder opplysninger om deg
Opplysninger om deg blir lagret i forbindelse med en tilsynssak
En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
En jobbsøker har angitt deg som referanse

2. Bruk av personopplysinger

Norges klatreforbund benytter personopplysninger til følgende:

Forvaltning av kurs og aktiviteter og konkurranser (kommunikasjon/informasjon, fakturering/betaling m.m.)
Forvaltning av sertifiseringer (kommunikasjon/informasjon ved søknadsbehandling, fakturering/betaling m.m.)
Informasjon om sikkerhet

3. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til klatring@klatring.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Dersom virksomheten behandler personopplysninger uten ditt samtykke
Dersom virksomheten behandler personopplysningene dine fordi du har gitt samtykke og du trekker tilbake samtykket.
Dersom det ikke lenger er nødvendig å beholde opplysningene dine – formålet med opplysningene er oppnådd.
Dersom opplysningene har blitt innhentet ulovlig.
Dersom virksomheten har sletteplikt etter loven.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I følgende situasjoner kan du kreve begrensning av behandling av personopplysninger (jf. personvernforordningen artikkel 18):

Du mener opplysningene lagret om deg er feilaktige. Mens den behandlingsansvarlige kontrollerer opplysningene, kan behandlingen begrenses i en periode.

Du kan også bruke retten til begrensning for å hindre at personopplysningene dine slettes. Det gjelder i disse tilfellene:

Personopplysninger behandles ulovlig og skal slettes, men du ønsker at bruken av dem begrenses i stedet for at de slettes.
Virksomheten skal slette opplysningene fordi de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
Du har behov for opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav og ønsker derfor at de lagres.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dersom formålet med personopplysningene er direkte eller tilpasset markedsføring, har du alltid rett til å protestere. Det finnes ingen unntak fra denne regelen, så virksomheten må respektere protesten din.

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Norges klatreforbund, men klagen vil videresendes til Norges Idrettsforbund som oppretter et settetilsyn for å behandle saken.

4. Hva registreres når du bruker nettsidene våre?

Webanalyse

Når du besøker www.klatring.no eller www.brattkompetanse.no, bruker vi et verktøy for å analysere din bruk av nettsiden. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Norges klatreforbund bruker informasjonskapsler for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. Du kan lese mer om du ulike informasjonskapslene vi benytter lenger ned.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Lagring av opplysninger og behandling av opplysninger fra cookies er ikke tillatt med mindre brukeren av nettsiden både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b. Dette gjøres i brukerens nettleser.

Søkemotor

Norges klatreforbund lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Algolia. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Annonser

På Norges klatreforbund sin nettside finnes ulike digitale annonser. Annonseplattformen leveres av Adnuntius AS. Informasjon om bruken av annonser, lagres i informasjonskapsler på tilsvarende måte som ved bruk av våre nettsider. Informasjonskapselen slettes automatisk etter 30 dager og formålet er å kunne generere statistikk over besøk på annonseplattformen. Lagring og bruk av informasjonskapslene krever at den besøkende er informert og har akseptert dette. Du kan enkelt gå inn å godta/avslå bruk av informasjonskapsler på annonseplattformen her:

http://delivery.adnuntius.com/consent?noCookies=YES
http://delivery.adnuntius.com/consent?noCookies=NO

Mer detaljert informasjon om hva som lagres i informasjonskapslene kan du lese her: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rCZPF_TWBkTgaYeQ9f-lhU8qL_J9eJrv1l1jjf0G9uQ/edit#gid=328667903»

5. Hva registreres når du kontakter oss?

Telefon

Om du ringer oss, vil detaljer om samtalen kun logges i den enkelte ansattes mobiltelefons “siste samtaler” (ditt nummer, tidspunkt og varighet på samtalen). Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post

Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste webmailtjenester støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysningereller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.
Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.. Den berettigede interessen er å sikre Norges klatreforbunds IKT-infrastruktur.

Besøkende til våre lokaler

Besøkende som kan ferdes på egen hånd i Norges klatreforbunds lokaler må ha besøkskort. Logg av besøk lagres hos sentralbordet ved Idrettens hus i seks måneder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Norges klatreforbunds lokaler.

6. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss

Veiledning

Når du kontakter oss for veiledning, behandler vi opplysninger for å kunne besvare ditt spørsmål. Vi lagrer opplysninger som er nødvendig for å kunne besvare din henvendelse. Dersom du ringer oss, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunkt for samtalen. Dersom du kontakter oss per e-post, vil vi lagre din henvendelse, vårt svar og din e-postadresse. Vi vil også føre statistikk for alle veiledningssaker, dette gjøres i anonymisert form.
Opplysningene lagres i to år etter saken er avsluttet, og dersom saken er journalpliktig vil opplysningene bli lagret i 25 år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

Klage til Norges klatreforbund

Når Norges klatreforbund behandler klager, behandler vi opplysninger for å kunne gjennomføre våre lovpålagte oppgaver. Dette inkluderer blant annet kontaktinformasjon og annen informasjon som er nødvendig for å kunne behandle saken. Dette kan inkludere opplysninger om lovovertredelser, helseopplysninger, opplysninger om arbeidsforhold og lignende.
Opplysningene lagres så lenge saken er pågående, og dersom saken er journalpliktig vil opplysningene bli lagret i 25 år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

Nyhetsbrev

Norges klatreforbund sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. Nyhetsbrevet inneholder veiledning, nyhetssaker, høringsuttalelser og informasjon om kurs/utdanning.
For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant.
E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss. Norges klatreforbund bruker en databehandler, Mailchimp, til å administrere og sende ut nyhetsbrevet, og det er Mailchimp som drifter databasen der e-postadressene lagres.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Dokumentasjon av samtykke gjennom dobbelt opt-in i e-post

Når du melder deg på nyhetsbrevet får du informasjon om hva vi samler inn og hvorfor. Ved å melde deg på brevet samtykker du til vår behandling av opplysninger om deg. Påmeldingen må bekreftes ved å klikke på en lenke i e-post, såkalt dobbelt opt-in. Det er for at vi skal kunne dokumentere din påmelding til nyhetsbrevet.

Bestille veiledningsmateriell

På nettsiden kan du bestille fagmateriell fra Norges klatreforbund. Formålet med behandlingen av personopplysninger er å kunne sende deg materiellet, og vi behandler da opplysninger om virksomhet med postadresse, samt navn og e-post på kontaktperson.
Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av materiell blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter bestillingen er sendt, vil alle opplysninger bortsett fra antall og virksomhet slettes, disse opplysningene benyttes til å utarbeide statistikk.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Spørreundersøkelser

Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Norges klatreforbund vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Vi benytter plattformen Enalyzer som verktøy for våre spørreundersøkelser.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Norges klatreforbund eller Enalyzer samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Norges klatreforbund identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Enalyzer til å sende ut undersøkelsen, din e-postadresse vil i så fall bli delt med Enalyzer.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

7. For virksomheter

Melde avvik

Norges klatreforbund har en database over alle mottatte avviksmeldinger. Databasen inneholder opplysninger om kontaktperson i virksomheten, personvernombud i virksomheter og detaljer om avviket.
Opplysningene lagres så lenge saken er pågående, og dersom saken er journalpliktig vil opplysningene bli lagret i 25 år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet.

Registrere personvernombud

Virksomheter som oppretter personvernombud skal etter artikkel 37 i personvernforordningen melde ombudets kontaktopplysninger til Norges klatreforbund. Dette gjelder både virksomheter som personvernombud er obligatorisk for, og virksomheter som oppretter personvernombud på frivillig basis.
I tillegg til virksomhetens kontaktopplysninger skal kontaktopplysningene til personvernombudet registreres. Dette inkluderer navn, telefonnummer, e-post og postadresse, dersom denne er en annen enn virksomhetens.

Meldingene om personvernombud inngår i et register over personvernombud i Norge. Formålet med registeret er å ha en samlet oversikt over alle registrerte personvernombud. Norges klatreforbund får, ved hjelp av registeret, mulighet til å kontakte personvernombudet i forbindelse med saksbehandling og tilsyn. I tillegg kan vi formidle personvernombudets kontaktopplysninger i forbindelse med vår veiledningsvirksomhet overfor publikum. Vi benytter også registeret til å sende relevant informasjon fra oss til personvernombudene.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet.

8. Opplysninger om ansatte og jobbsøkere

Ansatte

Norges klatreforbund behandler opplysninger om ansatte og for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.
Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Norges klatreforbund, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) –behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Alle stillingssøknader blir lagret hos Norges klatreforbund. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i omlag ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, slik som søkerlister og innstillinger, samt alle stillingssøknader på generalsekretærnivå, bevares.

9. Informasjonssikkerhet og databehandlere i Norges klatreforbund

Logging

Norges klatreforbund har alminnelige sikkerhetslogger i fagsystemene, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilsynets IKT-infrastruktur.

Norges klatreforbunds bruk av databehandlere

Norges klatreforbund har i dag en IKT-driftsmodell der den største delen av våre systemer er driftet av Norges idrettsforbunds IT-avdeling. Vi har også noen systemer vi drifter/eier selv (våre nettsider og Brattkompetanse.no). Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne leverandører som vi har tegnet avtale om databehandling med. Ingen av av våre leverandører blir gitt tillatelse til videre bruk av personopplysninger eller andre data.