Framsiden

NKF reiseregulativ 2017

 

Utlegg- og reiseregningskjema finner du i menyen til venstre.

 

Utleggskjema benyttes kun til utlegg, og kvittering må legges ved for å få utlegg refundert. Se punkt 2 for beløpsgrenser og kostnadstyper.

 

For kjøregodtgjørelse benytt reiseregningsskjema. Se punkt 3. Reisemåter og satser.

 

For sevstendige næringsdrivende, se punkt 6. Fakturering av reiseutgifter for selvstendige næringsdrivende.

 

 

1. Behovsvurdering og dokumentasjon

 

Alle reiser skal forhåndsgodkjennes av overordnede. Overordnede skal vurdere om reisen er formålstjenlig ut i fra en faglig vurdering. Både behovet for reisen og antall som deltar på reisen skal vurderes (i prosjekter er det kun personer som deltar i prosjektet som kan få godkjent reise).

 

All reisevirksomhet skal være relevant i forhold til den/de ansattes arbeidsoppgaver og skal vurderes sammen med overordnet leder. Både behovet for reisen og antall som deltar på reisen skal vurderes og dokumenteres.

 

Øverste administrative leder som er tilstede eller deltar på arrangement/middag/representasjon skal signere for og/eller legge ut for utgifter.

 

 

2. Beløpsgrenser og kostnadstyper

 

Alle reiser dekkes etter regning. Dette innebærer at man får dekt reelle utlegg. For kostnader til reiser og bespisning, skal kostnadsnivået begrenses oppad til de til enhver tid gjeldende statens satser for reiser. For reiser i Norge i 2017 innebærer dette blant annet et tak på kostnad til hotellovernatting på kr 1800, tak på kostnad til frokost kr 147, lunsj kr 220 og middag kr 367 per person per dag. For satser for utenlandsreiser vises det til statens reiseregulativ.

 

Kostnader til alkoholholdige drikkevarer dekkes ikke. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli dekket ved utenlandsreiser eller ved representasjonsmåltider, forutsatt at det foreligger særskilt grunn. I slike tilfeller skal årsaken begrunnes, og legges ved faktura eller kvittering.

 

Alle arrangementer som avholdes med barn eller ungdom under 18 år tilstede, skal være rusfrie.

 

Reiseforskudd som det ikke er levert inn reiseoppgjør for innen gjeldende tidsfrist, vil i sin helhet bli trukket ved lønnskjøring.

 

 

3. Reisemåte og satser

 

Rimeligste reisevei og reisemåte skal alltid benyttes der det er hensiktsmessig. Alle reiser og overnattinger skal gjennomføres på en mest mulig kostnadseffektiv måte. Dersom rimeligste alternativ ikke benyttes, skal årsaken til dette begrunnes når reiseregningen innleveres.

 

Eksisterende samarbeidsavtaler skal benyttes for overnattinger, der det er hensiktsmessig. For NKF gjelder dette:

 

Hotell: Thon hotell sportspris – bruk tilbudskode TH87830 og Norges Klatreforbund som firma ved bestilling.

Leiebil: Hertz – bruk tilbudskode CDP 582948 ved bestilling.

 

Det oppfordres også at man benytter seg av de rabattordninger som eksisterer på f.eks. rabattkort på flybussen. Dersom eksisterende samarbeidsavtaler ikke benyttes, skal årsaken til dette begrunnes når reiseregningen innleveres eller faktura mottas.

 

 

4. Dokumentasjonskrav til reiseregning og utgifts refusjoner

 

Ansatte, styret og andre som jevnlig reiser i regi av NKF skal benytte elektronisk reiseregnings- og utleggssystem når man ber om refusjon for utlegg eller utgifter man har hatt i forbindelse med tjenestereise. Elektronisk uteggs- og reiseregningsskjema skal være utfylt i rett stand og kvitteringer eller annen dokumentasjon skal vedlegges skjemaet.

 

For andre personer benyttes manuelle NKF utleggsskjema (for utlegg mot kvittering) og NKF reiseregningsskjema (for kjøregodtgjørelse).

 

På kvitteringene skal man alltid påføre formål og deltakere. Eksempelvis på taxikvitteringen skriver man: «Møte med NKF + navn på alle passasjerene». På kvitteringer vedrørende bespisning skal man alltid påføre samtlige deltakere.

 

 

5. Skatteplikt for reiser

 

Ved bruk av egen bil utbetales kr 3,50 i bilgodtgjørelse pr kilometer.

Passasjertillegg når det tas med andre arbeidstakere på oppdrag kr 1,00 pr. km. pr. arbeidstaker.

 

 

6. Fakturering av reiseutgifter for selvstendige næringsdrivende

 

For selvstendige næringsdrivende som fakturerer reiseutgifter til NKF gjelder følgende regler:

 

For reiser innland over 60 km fra fast bosted og som varer utover 6 timer, dekkes utgifter til måltider etter satsene i a) og b):

 

a) Reiser fra og med 6 timer til og med 12 timer

ulegitimert sats på kr 289,-

b) Reiser over 12 timer

ulegitimert sats på kr 537,-

 

Reiser med overnatting dekkes med en        ulegitimert sats på kr 733,-.

 

Måltidstrekk av utgifter til kost dersom enkelte måltider dekkes av andre enn oppdragstaker:  

 

Frokost 20 % av sats 
Lunsj 30 % av sats 
Middag 50 % av sats

 

Utgifter til overnatting:

 

Utgifter til hotell eller lignende         

inntil kr 1 800,-

Hvis det ikke er utgifter til hotell e.l. og oppdragsgiver ikke sørger for annen overnatting

ulegitimert sats på kr 430,-

 

Bruk av egen bil

 

Ved bruk av egen bil utbetales kr 3,50 i bilgodtgjørelse pr kilometer.

Passasjertillegg når det tas med andre arbeidstakere på oppdrager kr 1,00 pr. km. pr. arbeidstaker.